Rekisteriseloste – Eettinen kanava
Yleistä
Leijona Catering Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme Eettisen kanavan rekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä.
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.
Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Nimi: Leijona Catering Oy
Osoite: Viestikatu 7, 70600 Kuopio
Puhelin: 01043 20000
Y-tunnus: 2449777-9
Leijona Catering Oy:n tietosuojavastaava: Esa Marttila, tietosuoja@leijonacatering.fi
Kenen henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä ilmoittajan ja ilmoituksen kohteena olevan henkilötietoja.
Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?
Käsittelemme Rekisterissä mahdollisesti seuraavanlaisia henkilötietoja ilmoittajasta ja ilmoituksen kohteena olevasta, kuten:
- ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- ilmoituksen kohteen nimi, tiedot epäeettiseen toimintaan liittyen (ml. paikka ja aika)
- mahdolliset ilmoittajan itsensä antamat muut henkilön yksilöivät tiedot
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksen tekijä. Lisäksi tiedot koostuvat Eettisen kanavan käsittelyprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset
Yhtiömme eettisen kanavan tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on valvoa Yhtiömme eettisten ohjeiden, toimintaohjeiden sekä päätöksenteko- ja valvontajärjestelmän asianmukaista noudattamista. Järjestelmän kautta henkilö voi tehdä ilmoituksen eettisten ohjeiden vastaisesta toiminnasta, kuten taloudellisiin epäselvyyksiin, eturistiriitoihin, lahjontaan, väärinkäytöksiin ja muihin laittomiin toimiin liittyen. Tietoja käytetään väärinkäytösten seuraamiseen ja selvittämiseen Lisäksi tietoja käytetään valvonnan kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin.
Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
Henkilötietojesi luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Me emme säännönmukaisesti luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja voidaan kuitenkin satunnaisesti luovuttaa Suomen lain mukaisesti, kuten poliisiviranomaisille rikosten tutkintaan varten.
Yhtiömme käyttää ulkoista palveluntarjoajaa eettisen kanavan hallinnoinnissa. Tällöin henkilötietoja siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle siinä määrin kuin se on tarpeen järjestelmän toteuttamiseksi.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli henkilötietoja poikkeuksellisesti siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, Yhtiö huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta esim. käyttämällä EU:n komission hyväksymiä mallilausekkeita.
Henkilötietojen säilyttämisen ja suojauksen periaatteet
Järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja. Kullakin käyttäjällä henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Yhtiömme varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Salaamme Yhtiömme ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot.
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin valvonnan tarkoituksen toteuttamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi on tarpeellista. Lähtökohtaisesti ilmoitustietoja säilytetään enintään viisi vuotta ilmoituspäivästä, jollei tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen meneillään olevan rikostutkinnan, oikeudenkäynnin tai viranomaistutkinnan vuoksi taikka ilmoituksen tekijän tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi.
Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Tarkastusta ja oikaisua koskevat pyynnöt tulee toimittaa henkilökohtaisesti tai kirjallisesti kohdassa tietosuojavastaavallemme. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle osoitteeseen tietosuoja@leijonacatering.fi.
Voit myös ottaa meihin yhteyttä henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Leijona Catering Oy
Tietosuojavastaava
PL 5330
70701 Kuopio